Die ersten Schritte als Startup

ZERO defects startete nun ganz offiziell – mit über 20 Mitarbeitern. Das klingt im ersten Moment sehr viel, doch die verfügbaren Zeiten setzten sich zum Großteil aus jeweils zwei bis acht Stunden in der Woche zusammen. Dies war zu erwarten, da wir alle unsere Aufgaben bei Pickert nicht vernachlässigen wollten und konnten. Nur ein Mitarbeiter schaffte es sich komplett aus dem Arbeitsbereich von Pickert zu lösen, um in Vollzeit für ZERO defects zu arbeiten. So blieb von der augenscheinlich großen Manpower netto nicht mehr viel übrig. Doch trotz der geringen Arbeitszeiten, hatten wir viele verschiedene Kompetenzen und Persönlichkeiten bei ZERO defects mit dabei – dies war uns wichtig und ein Grund dafür, weshalb wir uns in der Anfangsphase dazu entschieden haben mit einem großen Team zu beginnen. Am 1. Oktober 2017 startete dann offiziell die Gründungsphase von ZERO defects als internes Startup der Pickert & Partner GmbH.

 

Die Gründungsphase

Das Startup war gegründet, die Mitarbeiter motiviert und bereit mit der Arbeit anzufangen. Doch wie schafft man es nun, die geringe Arbeitszeit optimal zu nutzen? Wie hält man die Aufgaben so transparent, dass jeder sich zu jeder Zeit über den aktuellen Stand informieren kann? Wer übernimmt welche Aufgaben? Und die wichtigste Frage: an welchem Ort leistet man seine Arbeit? Schnell wurde klar: auch in der Gründungsphase gab es wieder viele offenen Punkte und Fragen und vor allem wichtige Entscheidungen, die es zu klären gab. Also gingen wir weiterhin in kleinen Schritten voran.

Die Frage der Räumlichkeiten war schnell geklärt, da Pickert kurze Zeit vorher einen neuen Projektraum mit flexiblen Arbeitsplätzen geschaffen hatte. Dieser Projektraum erfüllte alle unsere Anforderungen: jeder konnte mit dem eigenen Laptop die Arbeitsplätze nutzen, es waren genug Whiteboards vorhanden, um jede Idee oder Anregung darauf festzuhalten oder Diskussionen zu veranschaulichen. Wir waren abgetrennt von dem normalen Arbeitsleben bei Pickert und trotzdem mittendrin, um den Anschluss nicht zu verlieren. Bis heute sind wir noch sehr froh, das Glück gehabt zu haben, den fertig eingerichteten Raum nutzen zu können. Jetzt warten wir nur noch sehnlichst auf unsere Couch…

Die weiteren Fragen waren nun nicht mehr so leicht zu beantworten. Wir wollten bei ZERO defects von Anfang an eine andere Arbeitsweise verfolgen, als es in klassischen Unternehmen der Fall ist. Das bedeutet, dass wir keine Abteilungen schaffen wollten. Jeder Mitarbeiter sollte die Aufgaben übernehmen können, welche für ZERO defects am wichtigsten sind. Dazu mussten aber erst einmal alle Aufgaben transparent gemacht werden. Aufgrund der Vorüberlegungen von Sven, gab es schon eine riesige ToDo-Liste, welche in Trello angelegt wurde. Diese Liste galt es nun in verschiedene Bereiche zu gliedern, um eine Übersichtlichkeit zu schaffen. Da jeder Zugriff auf diese Boards hatte, war der erste Schritt der Transparenz gegeben. Für jeden Bereich wurden nun Verantwortliche gesucht, welche die Aufgaben priorisieren sollten, damit ein Überblick über die dringendsten ToDos gegeben werden konnte. Durch diese Arbeitsweise hatte nun jeder Mitarbeiter die Möglichkeit zu sehen, welche Aufgaben als nächstes bearbeiten werden mussten und jeder konnte die Aufgaben unabhängig seiner eigentlichen Rolle bearbeiten. Die ersten Aufgaben wurden nun auch schon übernommen und bearbeitet. Durch diese Arbeitsweise wurde das Logo sowie eine Corporate Identity unter der Mitwirkung jedes Einzelnen entwickelt, sodass auch jeder sich damit identifizieren konnte.

Wir hatten das Gefühl so effizient und gut arbeiten zu können. Doch schnell merkten wir, dass wir uns getäuscht hatten.

Erste Probleme

Wir trafen uns regelmäßig einmal in der Woche gemäß einem Scrumban-System, um die Aufgaben zu verteilen. Voraussetzung hierfür war, dass die Boards der verschiedenen Bereiche richtig gegroomt, also vorbereitet wurden. Die Aufgaben mussten ausführlich beschrieben sein, eine Abschätzung über die benötigte Zeit durfte nicht fehlen und sie mussten nach ihrer Wichtigkeit priorisiert sein. Nun konnte man sehen, welche Aufgaben in der aktuellen Woche bearbeitet werden müssen und wie viel Zeit diese Aufgaben voraussichtlich in Anspruch nehmen werden.

Diese Vorarbeiten und die verschiedenen Meetings kosteten allerdings viel Zeit und von den Aufgaben wurde recht wenig bearbeitet. Wir merkten, dass wir unser Potential nicht ausschöpften und viel Zeit für Abstimmungen benötigten. So wurde schnell klar, dass die meiste vorhandene Arbeitszeit der Mitarbeiter schon in den Meetings verbraucht wurde und am Ende für die Woche nur noch sehr wenig zur Verfügung stand. Diese Zeit musste dann wiederum genutzt werden, um sich auf dem aktuellen Stand zu halten und nachlesen zu können, was bereits alles gemacht wurde und welche Entscheidungen getroffen wurden. Viele wurden abgehängt und hatten das Gefühl nicht genug von den Entwicklungen von ZERO defects mitzubekommen. Also stellten wir die Zeitplanung um. Es wurde ein fester Wochenplan erstellt, bei dem jeder angeben musste, an welchem Tag er mindestens vier Stunden für ZERO defects arbeitete. Um eine gedankliche Trennung zur Pickert-Arbeit hinzubekommen, musste diese Zeit dann auch im Projektraum gearbeitet werden.

Trotz der enormen Motivation aller Beteiligten war es sehr schwer, die Trennung zwischen Pickert und ZERO defects zu machen. Wenn etwas wichtiges bei Pickert angefallen ist, konnte man dies meist nicht einfach liegen lassen, weil man jetzt gerade für ZERO defects arbeitete. Die Änderung, dass man immer einen Blog von mindestens vier Stunden im Projektraum arbeiten muss, half hierbei schon enorm. Durch de strikte räumliche Trennung, wurde es einfacher für sich selbst und auch die anderen in die richtige Arbeitsweise zu finden. Doch auch dieser Schritt reichte nicht aus, um ein Gefühl des effektiven Arbeitens zu erschaffen.

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