Unser Taskmanager – keine bessere To Do-Liste sondern ein vollintegriertes Kommunikations- und Aufgabensystem

„Ich habe nicht gewusst, dass diese Aufgabe von mir erledigt werden muss“ – eine oft benutzte Aussage, wenn etwas vergessen wurde. Unklarheiten über Zuständigkeiten, Deadlines und Arbeitsinhalte erschweren das Zusammenarbeiten verschiedener Personen im Unternehmen. Das ist einer der Punkte, die wir mit unserem Taskmanager verbessern wollen. Doch nicht nur das – er bietet auch noch weitere Funktionen.

Transparenz und klare Zuständigkeiten

Der Taskmanager ist die zentrale Drehschreibe zur Erstellung, Verwaltung und systematischen Verfolgung aller Aufgaben und Maßnahmen. Die Ansicht der Aufgaben erfolgt übersichtlich in dem Format einer To Do-Liste und kann user- und rollenabhängig sein. Dadurch kann man sich ganz einfach seine eigenen Aufgaben anzeigen lassen. Wenn aber doch mal eine Aufgabe nicht gefunden wird, hilft die mächtige Suchfunktion diese schnellstmöglich angezeigt zu bekommen. Doch auch eine Ansicht in Form eines KANBAN-Boards ist möglich. Der Vorteil liegt darin, dass das KANBAN-Board einen Überblick liefert, welche Aufgaben neu dazugekommen sind, welche gerade bearbeitet werden, welche warten müssen und schlussendlich auch welche abgeschlossen sind. Auch ist die Darstellung sehr gut geeignet, um beispielsweise in einem morgendlichen Teammeeting gemeinsam auf die offenen Themen schauen zu können. Die Entscheidung, mit welcher Ansicht wann gearbeitet wird liegt beim User.

Die Aufgaben können einerseits händisch erstellt werden, andererseits können sie aber auch automatisch aus den ZERO defects Apps erzeugt und mit den nötigen Informationen gefüllt werden. Die dritte Möglichkeit zur Generierung von Aufgaben besteht auch darin, diese über eine offene REST-Schnittstelle aus externen Apps erstellen zu lassen. Dadurch wird eine zentrale Zusammenführung aus vielen Systemen ermöglicht. Durch intelligente Verlinkungen kann dann auch direkt an die richtige Stelle im entsprechenden Modul gesprungen werden.

Aber auch die Kommunikation über die Aufgaben wird erleichtert und vor allem dokumentiert. Ein kurzer Satz mithilfe der Kommentarfunktion reicht aus, um den Aufgabenfortschritt festzuhalten. Wenn zusätzlich noch betreffende Personen markiert werden, können diese einfach und schnell über alles Wichtige informiert werden. Dies ermöglicht und bestärkt die Kollaboration der User und sorgt für Transparenz.

Der Taskmanager ist geräteunabhängig und sorgt dadurch für ein flexibleres Arbeiten. Von jedem Standort kann eine Aufgabe erfasst werden und wer möchte kann dieser Aufgabe direkt mit den Mobilgeräten ein Foto vom spezifischen Sachverhalt anhängen. Auch besteht die Möglichkeit Informationen über neue Aufgaben durch Push-Nachrichten direkt auf dem Smartphone angezeigt zu bekommen.

Lassen wir die Fakten sprechen

die konkreten Funktionen unseres Taskmanager sind

  • Anzeige als To Do-Liste oder als KANBAN-Board-Ansicht
  • manuelle Erstellung von Aufgaben
  • automatische Erzeugung von Aufgaben durch andere ZERO defects App
  • automatische Erzeugung von Aufgaben aus externen Apps
  • Zuordnung zur verantwortlichen Person
  • Eingabe einer Deadline
  • Anhängen von Dokumenten, Bildern und Videos (auch direkt über Mobilgeräte möglich)
  • Anzeige des Status
  • Mächtige Suchfunktion
  • Push-Nachrichten auf Mobilgeräten
  • Kommentarfunktion mit der Möglichkeit der Markierung

Und jetzt?

Der Taskmanager ist ein einfaches Instrument, um seine Aufgaben immer im Blick zu haben und keine Deadline zu verpassen. Somit wird auch die Aussage „Ich habe nicht gewusst, dass diese Aufgabe von mir erledigt werden muss“ verhindert.